Factura electrónica, mitos y verdades

por | Jul 2, 2018 | Blog

Una de las principales aportaciones tecnológicas de Papyrum es la factura electrónica, que permite a cualquier tipo de empresa o entidad, pública o privada, gestionar esta parcela de su administración de una manera más avanzada y eficaz, La factura electrónica o e-factura es la evolución natural de una factura en soporte papel a un soporte electrónico. Y es un documento tributario que sustituye al documento físico y que conserva el mismo valor legal, siempre y cuando mantenga una serie de características:
  • Legibilidad.
  • Autenticidad en su origen.
  • Integridad en su contenido.
La factura electrónica ha cobrado especial importancia en todo tipo de instituciones, que aprovechan sus ventajas con una mayor asiduidad, eliminando todos los procesos físicos y generando dichas facturas mediante aplicaciones específicamente diseñadas para ello. Un ejemplo ha sido la desarrollada por Papyrum y Exaccta, por la que las empresas pueden gestionar sus notas de gastos de una manera más fácil y rápida en sus dispositivos móviles e integrándolas en una plataforma de gestión conectada con sus sistemas y homologada por la propia Agencia Tributaria, lo que otorga validez legal a las facturas generadas a través de ella. Otro aspecto importante a tener en cuenta es que hasta 2013, la firma electrónica era necesaria para avalar  la validez de una factura electrónica conforme a la normativa de la Agencia Tributaria. Con la aprobación del nuevo reglamento de facturación para 2013, dicha firma ya no es necesaria aunque sí recomendable. Además, la factura electrónica debe tener número, fecha, razón social, breve descripción de la operación realizada, tipo impositivo y cuota tributaria. Ventajas, todas La implantación de la factura electrónica en una organización empresarial implica una serie de mejoras, que podemos recoger aquí:
  • Se automatiza el procesamiento de facturación y la recogida de los datos de entrada. Ello hace mejorar los flujos de trabajo en administración y contabilidad, así como en el análisis y la toma de decisiones.
  • Se reducen los errores.
  • Aumenta la agilidad de procesos sobre todo si dichas operaciones se realizan en la nube, lo que permite el acceso inmediato y ágil de cualquier usuario.
  • Favorece la integración de la información de extremo a extremo.
  • La unificación de formatos favorece el cumplimiento de políticas, reglas y procedimientos.
  • Acceso desde cualquier punto y desde cualquier dispositivo.
  • Facilidad de almacenaje y organización, evitando procesos lentos y fácil de almacenar, con el consiguiente ahorro y respeto al medio ambiente.
Además, el formato de factura electrónica presenta importantes ventajas para el consumidor:
  • Es inmediato, ya no hace falta esperar a recibir la factura por correo postal o junto con la mercancía adquirida.
  • El cliente puede acceder a su factura en cualquier parte, en todo momento y desde cualquier dispositivo.
  • No utiliza papel, por lo que se alinea con los principios de respeto por el medio ambiente.
  • Es más fácil de almacenar y organizar evitando que se pierda y no esté disponible para futuras consultas, algo muy habitual cuando sólo se dispone del formato de factura en papel.
La seguridad, garantía para tu empresa Con la facturación electrónica se garantiza la autenticidad de los documentos que se emiten, cuestión que tambalea en el formato papel, ya que este puede ser copiado y/o escaneado, sin tener una validez real, incluso ser falsificado. Esto es posible gracias a  que las facturas electrónicas están cifradas con una contraseña, lo que impide su alteración.