Procesos de negocio

Gestión de facturas y notas de gasto

Los procesos de digitalización que desarrollamos en Papyrum están homologados por la AEAT, lo que permite a nuestros clientes destruir el papel físico una vez que se ha digitalizado y validado.

La documentación física se transforma en digital: extraemos los datos de los documentos, realizamos las validaciones pertinentes y las cruzamos contra maestros de datos y voz. Este minucioso proceso garantiza la calidad y autenticidad del dato con una fiabilidad del 99,9%; prácticamente “error cero”.

Facturas, albaranes, notas de gastos, etc. pasan a almacenarse digitalmente y están ordenados y clasificados, listos para ser recuperados de forma instantánea en cualquier momento. Toda esta documentación se integra en nuestra plataforma Kulteo o en otros sistemas que tenga la empresa, lo que permite obtener la trazabilidad de cualquier documento o archivo.

Con esta herramienta se hacen fotos a través del móvil a las notas de gasto y estos datos son enviados en tiempo real a la plataforma, lo que garantiza la trazabilidad del proceso y la fiabilidad del dato. También se pueden recibir las facturas o tickets desde un escáner remoto y a través de una aplicación web conectada directamente a Kulteo.  

La factura electrónica o e-factura es la evolución natural de una factura en soporte papel a soporte electrónico. Se trata de un documento con efectos tributarios que sustituye al documento físico y que tiene el mismo valor legal siempre que cumpla una serie de requisitos como legibilidad, autenticidad en su origen e integridad en su contenido.

La factura electrónica ha tomado un importante protagonismo dado que elimina procesos físicos y reduce los riesgos de error. Papyrum ha desarrollado una aplicación homologada por la Agencia Tributaria para gestionar las facturas y notas de gastos de manera muy fácil e intuitiva. 

La implantación de esta tecnología automatiza el proceso de facturación y la recogida de datos de entrada, lo que agiliza y mejora los flujos de trabajo en los departamentos de administración y contabilidad. Además, si los datos se almacenan con seguridad en icloud, facilita el acceso remoto de los usuarios autorizados. La unificación de formatos favorece el cumplimiento de políticas, reglas y procedimientos. Estas facturas y notas de gastos son más fáciles de organizar y guardar de forma inmediata, lo que reduce tiempos de espera, y representa un ahorro de costes en papel y un respeto por el medio ambiente. La facturación electrónica, además, es más segura: las facturas pueden estar cifradas con una contraseña, lo que impide su alteración. Y, muy importante, está herramienta está homologada por la Agencia Tributaria (AEAT).

Gestión de albaranes

Los procesos de digitalización que desarrollamos en Papyrum están homologados por la AEAT, lo que permite a nuestros clientes destruir el papel físico una vez que se ha digitalizado y validado.

Nuestros sistemas proporcionan al cliente la capacidad de capturar los metadatos, extraer la información relevante, generar los informes precisos, gestionar la información mediante Reglas de Negocio (BPM) y controlar todo el ciclo de vida del albarán contrastándolo con el pedido y la factura. Nuestros sistemas proporcionan a nuestros clientes total movilidad de dispositivos electrónicos así como multicanalidad.

Hoy en día en función de los sistemas y necesidades del cliente, se pueden generar los albaranes digitales y ligarlos con el proceso de facturas, bien sea para enviar a los clientes adjuntándolos, generándolos para su firma digital, o para seguir la trazabilidad de los mismos, sobre todo en procesos que tienen una criticidad, como puede ser en el sector alimentario.

El mismo proceso se lleva también a cabo partiendo del albarán físico. 

 

Gestión de contratos laborales

Papyrum digitaliza la gestión de contratos y expedientes, un servicio muy útil para compañías que realizan muchas contrataciones y necesitan que estos documentos tengan plena validez jurídica. 

El proceso de firma de un contrato digital se puede realizar íntegramente a través de la plataforma Kulteo. En primer lugar se generan los documentos en origen en formato digital, incluido voz, con los datos introducidos desde el punto de venta o bien desde los sistemas ERP o CRM de la propia compañía. Una vez generado, se valida y aprueba el documento según las reglas de negocio acordadas y los ficheros maestros de datos.

A continuación se realiza la firma cualificada, mediante un dispositivo certificado y autorizado que dé plena validez a la misma y que cumpla con la normativa de la Ley General de Protección de Datos. Una vez firmado, se envía a la persona interesada por mail y se integra en Kulteo o en la plataforma que utilice el cliente para guardar la documentación. El documento digital firmado puede quedar custodiado en Papyrum o en las oficinas del cliente. Otra ventaja adicional de este sistema es que permite añadir alertas para avisar del fin de cada contrato y que gestiona toda la documentación adicional.

Gestión de contratos mercantiles

Nuestra plataforma “Kulteo” genera digitalmente desde su origen cualquier tipo de Contrato con total validez legal mediante nuestra Firma Digital Reconocida (No-Biométrica) que cumple totalmente con la Normativa GDPR. Para  los flujos de comunicación entre los contratantes, empleamos nuestros sistemas de Comunicación Digital Certificada por nuestra Autoridad de Certificación. 

Mediante un BPM (Gestión de los Procesos de Negocio), la plataforma “Kulteo” provee a nuestros clientes de los controles internos, trazabilidad, reglas de negocio, sistemas de alarmas y cuadros de mando precisos para gestionar el ciclo de vida de sus contratos, proporcionando a nuestros clientes total movilidad a través de dispositivos electrónicos así como multicanalidad.

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Comunicación digital certificada

Hoy en día, la digitalización de los procesos trae consigo la transformación de documentos al formato digital, eliminando el papel. 

La comunicación legal con terceros se ha realizado tradicionalmente mediante el envío de avisos fehacientes, como carta certificada o el burofax, procedimiento que supuso un gran avance para dar fe legal a la comunicación realizada y a su contenido, preservando la confidencialidad.

Hoy en día, la digitalización de los procesos trae consigo la transformación de documentos al formato digital, eliminando el papel. En este escenario cobra un papel relevante la COMUNICACIÓN DIGITAL CERTIFICADA. Pero este tipo de comunicaciones deben realizarse conforme a la legislación europea vigente (el DAS y el GDPR) para mantener la confidencialidad y asegurar la trazabilidad. El Tribunal Supremo reconoce el valor probatorio del Correo Electrónico Certificado.

¿Cuáles son las formas de realizar una comunicación digital certificada?

  • SMS certificado: el contenido del mensaje tiene validez jurídica. La fecha de envío y fecha y hora de la recepción quedan acreditadas gracias a las trazas y acuses de recibo de los operadores de comunicaciones implicados.
  • Email certificado: se envía un mail, que puede contener diseño HTML y archivos adjuntos, en el que se certifica el contenido y la entrega. El contenido se redacta y se envía a través de nuestra plataforma de manera similar a la de cualquier servicio de correo.
  • Notificaciones push certificadas: se realizan mediante dispositivos móviles (iPhone, Android, Blackberry, etc.).

El envío de la comunicación al cliente se realiza mediante la inclusión del texto del comunicado y de los ficheros adjuntos en la Plataforma Kulteo, que es absolutamente segura. Todos los datos quedan registrados y son explotables y exportables por ser generados en formato digital.

Kulteo dispone de un generador de Plantillas de Comunicaciones, gestiona la explotación masiva de comunicados a clientes y sus funcionalidades pueden ejecutarse de forma automática en flujos de trabajo establecidos previamente en la plataforma. Administra la Base de Datos de comunicaciones emitidas por fechas, categorías o personas, rechazadas etc.

El Servicio de Entrega Registrada Electrónica tiene dos modalidades en función del nivel de su Cualificación o No Cualificación (grado de confianza):

  • Servicio de Entrega Electrónica Certificada: es un servicio que permite transmitir datos entre las partes por medios electrónicos y aporta pruebas relacionadas con la gestión de los datos transmitidos, incluida la prueba del envío y la recepción de los datos.
  • Servicio Cualificado Entrega Electrónica Registrada: se trata de un servicio cualificado de entrega certificada electrónica que cumple los requisitos establecidos en el Art. 44 del Reglamento eIDAS .

El Servicio debe de ser suministrado por un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza [PCSC], por sí solo o en colaboración con Terceros. El Prestador Cualificado SIGNTONIC es el PCSC en exclusividad de PAPYRUM.

El servicio de Comunicaciones Certificadas de SIGNTONIC & Papyrum garantiza la integridad de los datos comunicados, el envío y su recepción por el destinatario, la exactitud de la fecha y hora de envío y entrega, además de todas las evidencias legales (actas) con Firma Electrónica Cualificada de larga vigencia expedida por SIGNTONIC como “Prestador Cualificado de Servicios de Confianza”.