Procesos de negocio

Transformamos la documentación física en digital: extraemos los datos, hacemos las validaciones pertinentes y los cruzamos contra maestros de datos y voz. El resultado tiene una fiabilidad del 99,9 %.

Facturas, albaranes y notas de gasto quedan almacenados en digital, ordenados y clasificados, listos para recuperarse al instante. Toda la documentación se integra en Kulteo o en los sistemas que ya tenga la empresa, con trazabilidad de cada documento.

Las notas de gasto se fotografían con el móvil y los datos llegan a la plataforma en tiempo real. Las facturas y tickets también pueden llegar desde un escáner remoto o desde una aplicación web conectada a Kulteo.

Factura electrónica

La factura electrónica sustituye a la de papel con el mismo valor legal, siempre que garantice legibilidad, autenticidad de origen e integridad del contenido. Elimina procesos físicos y reduce los errores.

Papyrum ha desarrollado una aplicación homologada por la Agencia Tributaria para gestionar facturas y notas de gasto. Automatiza la facturación y la captura de datos, agiliza el trabajo de administración y contabilidad y, con los datos guardados en la nube, permite el acceso remoto de los usuarios autorizados. Las facturas pueden ir cifradas con contraseña, lo que impide alterarlas.

Nuestros sistemas capturan los metadatos, extraen la información relevante, generan los informes necesarios y gestionan la información con reglas de negocio (BPM). Controlan todo el ciclo de vida del albarán, contrastándolo con el pedido y la factura, desde cualquier dispositivo y canal.

Según los sistemas de cada cliente, los albaranes se generan ya en digital y se ligan al proceso de facturas: para adjuntarlos al envío, para firmarlos digitalmente o para seguir su trazabilidad, algo crítico en sectores como el alimentario. El mismo proceso funciona partiendo del albarán en papel.

Digitalizamos la gestión de contratos y expedientes, algo muy útil para compañías que contratan mucho y necesitan que esos documentos tengan plena validez jurídica.

Todo el proceso de firma puede hacerse en Kulteo. Los documentos se generan en digital desde el origen, con los datos del punto de venta o de los sistemas ERP o CRM de la compañía, y se validan según las reglas de negocio acordadas y los ficheros maestros.

Después llega la firma cualificada, con un dispositivo certificado y autorizado que le da plena validez y cumple el RGPD. El contrato firmado se envía por email al interesado y se guarda en Kulteo o en la plataforma del cliente; puede quedar custodiado en Papyrum o en sus oficinas. El sistema avisa además del fin de cada contrato y gestiona la documentación adicional.

Kulteo genera en digital, desde su origen, cualquier tipo de contrato con plena validez legal gracias a nuestra firma digital reconocida (no biométrica), que cumple el RGPD. Las comunicaciones entre las partes van por nuestro sistema de comunicación digital certificada.

Con un BPM, la plataforma aporta los controles internos, la trazabilidad, las reglas de negocio, las alarmas y los cuadros de mando necesarios para gestionar el ciclo de vida de cada contrato, desde cualquier dispositivo.

La comunicación legal con terceros se ha hecho siempre con avisos fehacientes, como la carta certificada o el burofax. Al desaparecer el papel, ese papel lo cumple la comunicación digital certificada, que debe ajustarse a la legislación europea (eIDAS y RGPD) para mantener la confidencialidad y la trazabilidad. El Tribunal Supremo reconoce el valor probatorio del correo electrónico certificado.

Hay tres formas de hacerla:

• SMS certificado: el contenido tiene validez jurídica y la fecha y hora de envío y recepción quedan acreditadas por las trazas de los operadores.
• Email certificado: se certifican el contenido, que puede llevar diseño HTML y adjuntos, y la entrega.
• Notificaciones push certificadas, en dispositivos móviles.

El texto y los adjuntos se envían desde Kulteo, que tiene un generador de plantillas, gestiona envíos masivos, los integra en flujos de trabajo automáticos y registra cada comunicación por fecha, categoría, persona o estado.

El servicio de entrega electrónica registrada tiene dos modalidades:

• Entrega electrónica certificada: transmite datos entre las partes y aporta pruebas de su gestión, incluidas las del envío y la recepción.
• Entrega electrónica registrada cualificada: cumple los requisitos del artículo 44 del Reglamento eIDAS.

Este servicio debe prestarlo un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza. Papyrum dispone del suyo, en exclusiva: garantiza la integridad de lo comunicado, el envío y la recepción, la fecha y hora exactas, y emite las actas con firma electrónica cualificada de larga vigencia.