Preguntas frecuentes

Depende del tipo de firma:

• Básica: no aporta evidencias legales sobre el proceso. Sirve para informar al firmante de un documento electrónico.
• Avanzada: aporta garantías legales. Identifica de forma inequívoca al firmante con los medios tecnológicos necesarios y recoge evidencias de todo el proceso.
• Reconocida o cualificada: ofrece más garantías que la firma manuscrita en papel. Se firma con un certificado reconocido por las dos partes, lo que da la máxima legalidad al proceso.

El RGPD lo permite, pero exige una autorización previa del firmante para cada firma, que debería darse en papel. Eso elimina la utilidad práctica de la firma biométrica.

Además, quien captura esos datos podría usarlos para firmar otros documentos sin autorización del cliente. Impedirlo es casi imposible, y al captor le cuesta mucho demostrar que una firma no es fraudulenta, así que el cliente suele ganar los litigios sobre la validez de su firma.

Por eso Papyrum tiene registrado un proceso de firma digital que no usa datos biométricos y permite al cliente hacer la firma grafológica si lo desea.

Sí. La firma digital, la comunicación digital certificada, el BPM y las reglas de negocio permiten generar el documento en digital desde su origen y usarlo durante toda su vida con seguridad.

Papyrum está especializada en rediseñar circuitos documentales, y Kulteo genera el documento en digital y lo pasa por el BPM. Los documentos que llegan en papel se escanean y se capturan sus metadatos, las claves para buscarlos después. Desde ese momento entran en el circuito digital igual que los demás.

Un sistema que monta un circuito de flujos de información con controles automáticos: genera avisos, cálculos, autorizaciones, informes y decisiones.

Admite reglas de negocio, es decir, las condiciones por las que debe avisar, decidir o generar el informe que la compañía necesite en cada proceso. En la práctica vigila de forma automática el control interno.

Kulteo hace estas funciones para nuestros clientes como servicio, con acuerdos de nivel de servicio.

Es lo que hoy se llama comunicación digital certificada. Es más práctico que el burofax: admite adjuntos, campos más largos y trazabilidad completa del envío, la recepción y la apertura. Es más cómodo y barato, y evita desplazamientos.

Es plenamente legal, porque nuestra Autoridad de Certificación certifica que no se ha alterado, y todos los envíos y certificaciones se gestionan en electrónico. Papyrum presta este servicio en España y en otros países.

• Facturas y notas de gasto: sí, siempre que la empresa use un sistema homologado por la AEAT. Papyrum tiene esa homologación y, una vez digitalizado el documento, gestiona todo su ciclo de vida, incluida la preparación para contabilizarlo en SAP, Oracle u otros sistemas.
• Documentación fiscal y contable: sí, según los plazos de la legislación y de la normativa de cada sector.
• Contratos extinguidos: también, con los mismos plazos.
• Contratos en vigor: hace falta un estudio detallado con dictamen jurídico para que el documento digital sustituya a todos los efectos al de papel.

• Flexibilidad: adaptarse rápido a situaciones nuevas, con poco coste y tiempo.
• Omnicanalidad: gestionar cualquier formato, físico o lógico (también voz), venga del canal que venga.
• Movilidad: funcionar en cualquier dispositivo.
• Informes en tiempo real, con BPM, BPO, machine learning y business intelligence.
• Unidad y diversidad: Kulteo es modular y unificado; trata los procesos de forma homogénea respetando sus particularidades, con acuerdos de nivel de servicio.
• Seguridad integral: cumplir la normativa, contar con las certificaciones adecuadas y asegurar la trazabilidad.
• Firma cualificada, con validez plena.

La tendencia de empresas e instituciones hacia la oficina sin papeles: sustituir todo soporte físico de la información por soportes digitales, en la nube o en los sistemas de la propia compañía.

Este cambio afecta a la organización y al control interno, y suele exigir una reingeniería de los procesos documentales. A cambio simplifica los procesos y mejora el control, la seguridad y la inmediatez del acceso a la información, con reglas de negocio, perfiles de usuario, gestores de procesos con BPM e informes de business intelligence.

Papyrum aporta más de 20 años de experiencia en procesos documentales y Kulteo, un servicio en la nube que usan a diario nuestros clientes.