FAQ

¿La firma digital puede tener valor plenamente legal?

Dependiendo del tipo de firma, cada una tiene su valor:

Firma básica: no reporta evidencias legales sobre el proceso; se usa para informar al firmante de un documento electrónico.

– Firma avanzada: aporta garantías legales sobre el proceso. Se trata de identificar inequívocamente al firmante a través de los medios tecnológicos necesarios, recogiéndose evidencias de todo el proceso.

– Firma reconocida o cualificada: ofrece más garantías legales que la firma manuscrita en papel; se firma con certificado reconocido por las dos partes, lo que otorga la máxima legalidad del proceso.

¿Se pueden recoger datos biométricos para la firma digital?

Según el nuevo GDPR sí, pero se necesita obtener del firmante una autorización previa a cada firma, que debería ser en papel, por lo que elimina la utilidad práctica de la firma digital basada en datos biométricos.

El gran problema de recoger datos biométricos, tal y como tiene en cuenta el GDPR, es que estos datos pueden ser utilizados por quien los captura para realizar firmas en otros documentos no autorizados por el cliente. Impedir ese plagio es casi imposible para los sistemas de securización y el captor de estos datos tiene serias dificultades para demostrar que la firma en su documentación no se ha realizado fraudulentamente, por lo que el cliente suele ganar los procesos judiciales en los que esté en cuestión la validez de su firma.

Para eliminar este inconveniente excluyente Papyrum tiene registrado el proceso de firma digital sin utilizar esos datos biométricos y permitiendo al cliente realizar la firma grafológica, si así lo desea.

¿Se puede realmente generar una oficina sin papeles?

Sí. Los actuales sistemas de generación digital documental (firma digital, comunicación digital certificada, BPM, reglas de negocio, etc) permiten generar en origen el documento de forma digital y utilizarlo y mantenerlo durante toda la vida del mismo con el máximo de usabilidad y seguridad.

Papyrum está especializada en el rediseño de circuitos documentales y posee la plataforma Kulteo, que es capaz de generar el documento digitalmente y pasarlo por BPM.

Además Papyrum incorpora al circuito digital los documentos recibidos en formato papel mediante el escaneo y captura de sus metadatos (las claves de posteriores búsquedas documentales). A partir de ese momento, el documento físico se incorpora al circuito digital de idéntica forma.

¿Qué es un BPM?

Es un sistema sobre el que se genera un circuito con flujos de información al que se le incorporan automatismos de control para que genere automáticamente avisos, cálculos, autorizaciones, generación de informes decisiones automáticas, etc.

El BPM admite las “Reglas de Negocio”; esto es, las condiciones por las que el sistema debe dar un aviso, tomar una decisión o realizar un informe que la compañía requiera en cada proceso o subproceso.

Por todo ello, un BPM se encarga de vigilar de forma automatizada el control interno de la compañía.

Papyrum tiene desarrollada la plataforma KULTEO, que realiza estas funcionalidades para nuestros clientes en formato de servicio bajo firma de acuerdos de nivel de servicio.

¿Qué es el burofax electrónico?

Viene a ser la actualmente llamada comunicación digital certificada y tiene mucha mejor usabilidad que el burofax, ya que admite enviar ficheros, tiene una mayor longitud de campos, una total trazabilidad de emisión, recepción y apertura del documento y ficheros, etc. Además, es un procedimiento más cómodo y económico que evita desplazamientos físicos, por lo que se puede aplicar a todo tipo de situaciones. Es totalmente legal, ya que su invariabilidad está certificada por nuestra Autoridad de Certificación y es más controlable, ya que la explotación de los envíos y recepción del cúmulo de certificaciones se realizan de modo electrónico.

Papyrum proporciona este servicio mediante su Autoridad de Certificación, que puede operar para España y para otros países.

¿Se pueden destruir en España documentos que están generados en papel?

– En el caso de facturas y notas de gasto, sí; siempre que la empresa esté acogida a un sistema homologado por la AEAT.

Papyrum dispone de esta forma de homologación y, una vez digitalizado el documento, procede a la explotación en su ciclo de vida (incluida la preparación para ser contabilizada por sistemas contables convencionales, como SAP, Oracle,…).

– También se puede eliminar la documentación fiscal y contable en función de los plazos establecidos por nuestras legislaciones y normativas sectoriales.

– Asimismo, se pueden destruir los contratos extintos en función de los plazos establecidos por nuestras legislaciones y normativas sectoriales.

– Para la documentación contractual en vigor es preciso realizar un estudio pormenorizado que conlleve un dictamen jurídico adecuado, lo que permite que el documento digital sustituya a todos los efectos jurídicos al documento en papel.

¿Cuales son las características fundamentales que deben tener los sistemas que trabajen con documentos digitales?

Flexibilidad: Deben ser adaptables fácil y rápidamente a nuevas situaciones con costes y tiempos mínimos.

Onmicanalidad: Que permitan gestionar cualquier formato documental, físico o lógico (incluido voz), proveniente desde cualquier canal. Sistema Open Source en Nube

Movilidad: Los servicios y soluciones digitales debe por ser usados en todo tipo de dispositivos.

Capacidad de proporcionar informes en tiempo real: Inmediatez mediante sistemas tecnológicos avanzados de BPM, BPO, Machine Learning y Business Intelligence

Unidad y diversidad: Kulteo es un sistema modular y unificado que trata con homogeneidad los procesos respetando su especificidad y diversidad bajo Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA).

Seguridad Integral: Se debe cumplir con todas las normativas necesarias y contar con las certificaciones adecuadas, asegurando la trazabilidad en todo momento.

Firma cualificada: Deben tener una firma digital con validez plena

¿Qué es el "paperless"?

Es la tendencia de las compañías y entidades hacia la transformación digital, que culmina en una organización de “oficina sin papeles”. El objetivo es sustituir cualquier soporte físico de la información por soportes digitales que pueden ser guardados en Cloud o en almacenamientos internos de la propia compañía.

Este proceso de desmaterialización de los soportes de la información conlleva cambios estructurales en la organización y el control de los procesos internos (el control interno) que requiere habitualmente de una reingeniería de procesos documentales. Esto simplifica los procesos, mejora la usabilidad, control, seguridad e inmediatez en el acceso a la información contenida en los soportes digitales bajo criterios de reglas de negocio, seguridad de accesos mediante perfiles de usuario, automatización de procesos mediante gestores de procesos con sólidos BPM´s y explotación de datos e informes mediante sistemas de Business Intelligence.

Papyrum aporta a sus clientes toda su experiencia de más de 20 años en gestión de procesos documentales, así como su herramienta de Gestión de Procesos “Kulteo” (servicio en Cloud) que conforma una plataforma de servicios muy madura y estabilizada mediante el servicio diario a sus clientes.