Los sistemas de planificación de recursos empresariales o Enterprise Resourcing Planning (ERP´s), siglas por las que popularmente se conocen, son vitales para muchas empresas. En ellos descansa el día a día de su negocio a través de la estandarización de los procesos de sus diferentes departamentos (Finanzas, Compras, Marketing, Logística, Recursos Humanos …).
¿Qué es un ERP?
A grandes rasgos, se trata de un software de gestión empresarial que supone la automatización de todos los procesos de la compañía en una sola plataforma – lo que implica poder prescindir de otras herramientas- y en una única base de datos. Esto facilita enormemente el trabajo y la toma de decisiones, que se hace mucho más ágil y certera. El resultado: aumento de la productividad, ahorro de tiempo y costes, más eficiencia, un incremento del retorno de la inversión y, en última instancia, una mayor competitividad.
No obstante, la incorporación de un ERP no consiste en la mera adquisición de un software, sino que representa un gran impacto en el negocio. De hecho, se suele decir que cambiar de ERP es uno de los procesos más críticos que se viven en una empresa. Y no hay que olvidar que supone una inversión importante en tiempo, dinero y recursos.
Un ERP es un sistema de planificación de los recursos empresariales
Un ERP representa una gran inversión para las empresas. En este sentido, su implementación no se puede tomar a la ligera. Se trata de una decisión que debe estar precedida por un profundo análisis acerca de cuáles son las necesidades de la compañía y de sus procesos. Además, exige la involucración de la alta dirección en el proyecto.
Su implementación tiene grandes ventajas para la organización: automatiza los procesos, permite que toda la información esté disponible en una misma plataforma, integra todas las bases de datos en un solo programa y ahorra tiempo y costes en los procesos de la organización.
Un ERP se puede integrar con soluciones de Business Intelligence
Los ERP´s ofrecen integración con soluciones BI o Business Intelligence, lo que permite analizar grandes cantidades de datos en bruto y tomar decisiones sobre dónde concentrar los esfuerzos comerciales.
A la hora de la incorporación de un ERP existen una serie de aspectos capitales que hay que tener en cuenta. Uno de ellos es la elección del proveedor y el servicio que ofrece. La facilidad de uso del software es otro elemento que hay que considerar. En este capítulo, los asistentes por voz significan un salto cualitativo.
Un ERP es escalable y puede crecer según las necesidades futuras
Otro factor que va a marcar la línea entre el éxito y el fracaso es la solución por la que se opta, que debe ser escalable para poder crecer a otras áreas y departamentos en función de las necesidades futuras. Ahora mismo conviven en el mercado soluciones estándar, personalizadas, para sectores específicos (verticales), horizontales, locales (instaladas en la propia compañía) y online, entre otras. Dentro de estas últimas, la tecnología cloud computing o computación en la nube ha llegado al mundo de los ERPs para romper las barreras de entrada al no requerir la compra de licencias y mantenimiento.
No existe la solución ideal. Optar por una u otra dependerá del tipo de negocio y compañía, de su cultura y necesidades. Eso sí, habrá que escoger la adecuada para cada caso y, después, trabajar mano a mano junto al proveedor en el desarrollo de su implantación. Donde no hay elección es en el grado de compromiso que exige la implementación de este tipo de soluciones, que siempre deberá ser muy elevado.
La clave para un correcto uso de estas aplicaciones una vez implantadas pasa en general por La subcontratación de funciones del proceso de negocio a proveedores externos especializados que mediante sus procesos de extracción, valoración y calidad de dato, permiten alimentar los ERP´s con los datos necesarios para conseguir la funcionalidad y eficiencia de los mismos una vez implantados.