La transformación digital que viven las organizaciones conlleva que los documentos que manejan estén abandonando el formato papel para digitalizarse en su mayoría. No obstante, la que permanece intacta es la esencia de la gestión documental de una empresa, cuya misión es administrar los documentos de todo tipo emitidos y recibidos por las organizaciones. Bajo principios de racionalidad y economía, la gestión de documentos facilita la recuperación de información en cualquier momento, vela por su seguridad, garantiza su conservación a largo plazo (o su eliminación si ya es inservible) y establece el tiempo que debe guardarse.

Computación en la nube, un gran avance para la gestión documental de las organizaciones

Lo que sí ha cambiado, sin embargo, es el acceso a este tipo de sistemas por parte de compañías de cualquier tamaño. Se ha producido una auténtica democratización de la gestión documental. Esto ha sido posible gracias a tecnologías como la nube o cloud computing (computación en la nube), que están acercando las soluciones de gestión documental, hasta ahora solo al alcance de los grandes grupos empresariales, a pequeñas y medianas empresas.

Con el cloud computing ya no se requiere hacer inversiones en potentes equipos de hardware ni software, ya que se almacena toda la información en la nube. La capacidad de almacenamiento puede ampliarse o reducirse en función de las necesidades de las organizaciones, lo que constituye otro de los puntos a favor de esta tecnología. Tampoco son necesarias partidas presupuestarias destinadas a la actividad de mantenimiento,  ya que también esta se lleva a cabo desde la nube.

Seguridad documental y accesibilidad, puntos fuertes del cloud computing

Además, un aspecto crítico, como es el de la seguridad de la documentación, se refuerza con esta computación en la nube, ya que los protocolos que utilizan los proveedores de servicios suelen superar las exigencias de las políticas de los departamentos internos de Tecnología de la Información. Y, además, no hay que olvidar que, en caso de catástrofes como incendios o inundaciones, la nube será el refugio perfecto para nuestra información.

La accesibilidad a la información almacenada en cualquier momento y desde cualquier parte del mundo a través de cualquier dispositivo electrónico es otro de los grandes atractivos de esta forma de almacenar la información.

La información es el más preciado tesoro de las compañías y tiene que estar custodiada y accesible, disponible sin demora, cuándo y dónde se la necesite, y siempre cumpliendo con la normativa de protección de datos. Su administración, almacenamiento, digitalización y gestión no puede estar en mejores manos que en las de los proveedores de gestión documental que ofrecen un servicio integral y personalizado en función de las necesidades y problemáticas de cada empresa. Habrá que asegurarse, eso sí, de que se elige el mejor socio para un servicio tan sensible para el negocio.