La digitalización está hoy en boca de todos los directivos y es habitual escuchar o leer que una organización está inmersa en un proceso de transformación digital. Sin embargo, ¿qué significa en la práctica esta transformación? Esta es una pregunta que no solo se hacen los profanos, según corrobora la última edición del Operational Excellence Index de Sphera. En esta investigación anual, el 69% de las empresas participantes, pertenecientes a industrias como la petrolera, la química o la gasista, afirma estar dando sus primeros pasos en transformación digital, pero más de la mitad reconoce que todavía están tratando de averiguar en qué consiste exactamente ese concepto.
Las oficinas de transformación digital, una interesante iniciativa de Red.es
En España, para facilitar el proceso de digitalización de las pequeñas y medianas empresas que aún se mueven en modo analógico, se han puesto en marcha las Oficinas de Transformación Digital. Este mes de marzo, por ejemplo, se inauguraba en Castilla y León la oficina número 34, dentro de un programa dotado con 5 millones de euros a cargo del Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) y cofinanciado por el Programa Operativo de Crecimiento Inteligente (POCInt).
La transformación digital es clave para ser competitivos
Al hilo de todas estas noticias que leemos cada día en los medios, el debate acerca de qué es y qué no es la transformación digital sigue abierto. En lo que sí que hay consenso es en que se trata, más que de un fin en sí mismo, de un viaje permanente en el que pueden encontrarse dificultades para su implantación, pero sólo de forma pasajera. Y es que la digitalización no es una opción ni tampoco una moda; ha venido para quedarse. La razón es poderosa: la transformación digital es clave para la competitividad. Es este fenómeno el que va a permitir a las compañías e instituciones conseguir la excelencia operativa al ayudarlas a recortar gastos, mejorar la productividad y ser más eficientes en su actividad.
La mera implantación de la tecnología no es sinónimo de transformación digital, pero sin ella no sería posible la automatización y digitalización de muchos de los procesos y flujos de trabajo que se están realizando en las organizaciones. Así pues, la incorporación de las nuevas tecnologías es indispensable para acometer la transformación digital.
La factura electrónica, uno de los primeros pasos en la digitalización
Precisamente el término digital alude al uso de la tecnología que produce, almacena y procesa los datos. Por ejemplo, la factura tradicional ha dado paso a la e-factura o factura electrónica que tiene muchas ventajas para los departamentos de administración: su gestión ahorra tiempo, reduce errores gracias a que mejora la calidad del dato, se puede integrar en el ERP de la compañía, está certificada por la AEAT, reduce el impacto medio ambiental y nos proporciona una importante información sobre la frecuencia de transacciones, métodos y plazos e pago, etc. De hecho, para contratar con la administración pública es un la facturación electrónica es requisito obligatorio desde que se promulgó la Ley 25/2013.
La comunicación digital certificada cada vez es más utilizada
También en este entorno la firma o comunicación digital certificada va a jugar cada vez un papel más importante en el mundo de los negocios. El envío de comunicaciones tales como facturas, albaranes, etc, se realiza por correo electrónico, SMS o notificación “push” una vez que se ha digitalizado el documento; se extraen los datos de los mismos, se realizan las validaciones oportunas y se cruzan con los datos maestros para, posteriormente, integrarlos en el gestor de la información que utilice el cliente. De esta forma, todos los datos quedan registrados y custodiados y al estar en formato digital se pueden explotar y exportar en cualquier momento.
Todas estas tecnologías de la información y la comunicación, las conocidas como TIC, están permitiendo ya que una buena parte del trabajo que no constituye “el corazón del negocio” de las compañías se externalice por compañías que presten este servicio de business process outsourcing (BPO) de una forma más eficiente y en modo remoto.
Kulteo, el motor para la gestión de la información
Pero ¿por dónde empezar esta digitalización?; ¿cómo implementar la tecnología en los distintos procesos de negocio?; ¿qué se necesita para abordar un proyecto de este tipo? La respuesta a preguntas frecuentes como éstas se encuentran en una empresa como Papyrum, el mejor compañero en este “viaje”. Su aval es su experiencia en los proyectos más complejos de transformación digital merced a herramientas y sistemas que integran y procesan todos los flujos de información producidos en empresas e instituciones. Kulteo, su plataforma para la gestión de la información, es tan versátil que se adapta a toda clase de organizaciones y garantiza la seguridad y trazabilidad de todos los procesos a través de diversos canales.
En la segunda parte de este artículo abordaremos de forma somera el abanico de oportunidades que ofrece Papyrum a sus clientes en otros aspectos de la transformación digital a través de sus procesos de gestión y digitalización documental, gestión de contratos laborales y mercantiles e implantación de la firma cualificada y avanzada, entre otros servicios.