La transformación digital ha traído consigo nuevas formas de comunicación y ha otorgado un papel relevante a la comunicación electrónica certificada. Las cartas en papel y el fax apenan se utilizan, pero también las cartas certificadas y el burofax están cayendo en desuso. Estas fórmulas se han visto relegadas por otras más ágiles, económicas y sostenibles que reducen los costes de gestión y prescinden del papel.
¿Qué tipos de comunicación digital certificada existen?
En concreto, la carta certificada y el burofax, que en su día significaron un gran avance para dar fe legal a la comunicación efectuada y su contenido, así como para salvaguardar la confidencialidad, han perdido terreno en favor de sistemas susceptibles de ser certificados como el e-mail, los SMS y las notificaciones push. Todos ellos están amparados por la legislación europea vigente (GDPR) para mantener la confidencialidad y asegurar la trazabilidad.
Kulteo, una plataforma para optimizar la gestión de la comunicación electrónica
En este cometido la plataforma Kulteo es un aliado perfecto para las comunicaciones. Dispone de un generador de plantillas (en pdf, world, html, etc.), para los distintos tipos de comunicaciones, gestiona la explotación masiva de comunicados a clientes y sus funcionalidades pueden ejecutarse de forma automática en flujos de trabajo establecidos previamente en la plataforma.
Asimismo, administra la base de datos de comunicaciones emitidas por fechas, categorías o personas, rechazadas/aceptadas, etc. Y toda la información generada se integra en el flujo, siguiendo los procesos de validación necesarios.
¿Cómo es la comunicación digital certificada?
El envío de la comunicación al cliente por email, SMS o notificación push certificada se realiza mediante la inclusión del texto del comunicado y de los ficheros adjuntos, si procede, con la ventaja de que todos los datos quedan registrados y se pueden explotar y exportar al generarse en formato digital.
El Servicio de Entrega Registrada Electrónica tiene dos modalidades según su nivel de Cualificación o No Cualificación (grado de confianza):
- Servicio de Entrega Electrónica Certificada, que permite transmitir datos entre las partes por medios electrónicos y aporta pruebas relacionadas con la gestión de dichos datos, incluida la de su envío y recepción.
- Servicio Cualificado de Entrega Electrónica Registrada, que cumple los requisitos establecidos en el Art. 44 del Reglamento eIDAS y debe suministrarse por un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza [PCSC].
- El servicio de Comunicaciones Certificadas de Papyrum garantiza la integridad de los datos comunicados, el envío y su recepción por el destinatario, la exactitud de la fecha y hora de envío y entrega, así como todas las evidencias legales (actas) con Firma Electrónica Cualificada de larga vigencia expedida por una autoridad certificada.