LINEAS DE NEGOCIO

Papyrum puede ayudarle a simplificar el día a día de su empresa

sistema de gestión documental

FIRMA DIGITAL CERTIFICADA

Nuestro principal objetivo es hacer la vida más fácil a nuestras empresas. Para conseguirlo, utilizamos nuevas tecnologías y creamos plataformas innovadoras que nos posicionan a la vanguardia del mercado tecnológico.

Es el caso de nuestro servicio de Firma Digital Certificada. A través de nuestra Plataforma de Firma Digital, cuando alguien procede a firmar digitalmente un documento, actuamos como tercero de confianza certificando la validez de dicha firma y aportamos un modelo funcional para poder incorporar estos procesos en el día a día de la compañía sin perder garantías y mejorando la operativa. Este sistema se ofrece a través de una plataforma Web que garantiza la accesibilidad, la alta disponibilidad y la movilidad sobre cualquier dispositivo, ya sea PC, MAC, iOS, Android, etc.

A partir de la generación de un código de autenticación, el usuario tendrá la posibilidad de verificar su identidad y poder firmar digitalmente un documento, con total fiabilidad y validez legal, evitando los cauces tradicionales de impresión, firma y escaneo.

APLICACIÓN PARA NOTA DE GASTOS

En Papyrum arriesgamos y apostamos por la innovación, por eso hemos incluido una tecnología única, la primera aplicación para comerciales, autónomos y empresas que elimina los procesos tradicionales de relleno mensual de gastos, grapado de tickets y facturas en papel. La tecnología desarrollada por Exaccta logra, haciendo fotos con el teléfono móvil a los tickets y facturas, extraer los datos tan sólo con un toque en la pantalla.

De esta manera, se genera la tediosa nota de gastos en tiempo real quedando las imágenes indexadas en el reporte. Toda la información se sincroniza en tiempo real y se almacena directamente en la plataforma de gestión de información empresarial Papyrum Kulteo, simplificando una vez más los procesos de negocio.

factura electronica

digitalización de documentos

DEPARTAMENTOS

Persiguiendo nuestro objetivo de dar un servicio absolutamente personalizado e individual, hemos creado aplicaciones específicas enfocadas a los departamentos de Compras y RRHH en la empresa. A través de ellas se facilita la centralización de toda la documentación e información que se maneja en estos departamentos y se da la opción de crear flujos de validación o reglas de negocio específicas para su tratamiento.

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

En Papyrum nos encargamos también de digitalizar documentos. La digitalización es el proceso por el cual se obtiene la imagen en formato electrónico del documento original en formato papel. Este proceso se realiza a  partir de sistemas y escáneres de alta producción, basados en técnicas de imagen avanzadas, perfiles de escaneo, uso de esquemas para denominar las imágenes y mejoras de tratamiento de imagen.

Una vez escaneado el documento, capturamos los datos acordados con nuestros clientes, aplicando unos sistemas de control de calidad que, realizados con tecnología propia, garantizan una fiabilidad de los datos capturados del 99,9%.

Por este motivo, los servicios que prestamos, tanto de digitalización como de custodia o gestión de la información, nos hacen merecedores de la confianza que nuestros clientes depositan en nosotros.

gestión documental

software de gestión documental

PAPYRUM KULTEO: PLATAFORMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE INFORMACIÓN

La Plataforma de Gestión de Información Papyrum Kulteo es el proyecto más reciente e innovador de Papyrum. Se diferencia del resto de soluciones empresariales existentes en lo siguiente:

SIMPLIFICA. Su principal valor es que simplifica al máximo lo complejo, facilitando y ahorrando tiempo en la gestión de la información de la empresa.

RECIBE. Recibe información en cualquier formato y desde cualquier origen (email, escáner, web, Smartphone…).

ORGANIZA Y ARCHIVA. Organiza y archiva la información recibida permitiendo actualizar las versiones de los diferentes soportes facilitando su acceso.

GENERA. Genera work-flows o flujos de trabajo permitiendo tanto la emisión y seguimiento de tareas como la validación de documentos o la comunicación a clientes, proveedores, etc.

BPO (Business Process Outsourcing)

El Business Process Outsourcing (Subcontratación de Procesos de Negocio, en castellano), consiste en la subcontratación de funciones del proceso de negocio en proveedores de servicios, ya sean internos o externos a la empresa, que generalmente son menos costosos y más eficientes y eficaces.

Las tecnologías de la información y la comunicación han permitido que parte del trabajo de las empresas se pueda desarrollar en diferentes lugares, y más aún, que sea hecho por otras empresas especializadas, generalmente a un coste menor o con mayor eficiencia o mayor eficacia. Ahí es donde entra Papyrum. Siendo conscientes de esto, Papyrum se convierte en socio estratégico y tecnológico preferente de las empresas con las que colabora con el único objetivo de facilitarles la vida. A partir de un estudio personalizado de la situación, Papyrum ayuda a las empresas a despreocuparse de todo lo que tenga que ver con la gestión de su información, permitiéndoles enfocar sus esfuerzos en su core business, es decir, en el conjunto de actividades que realizan, que las caracterizan y definen.

sistema de gestión documental

Papyrum

CONSULTORÍA DE SOLUCIONES DE NEGOCIO

Una de las cosas más importantes en la vida es la coherencia. No nos gusta vender humo ni motos, así que nos limitamos a poner en práctica nuestros valores de honestidad, transparencia y humildad. Y lo hacemos gracias a las soluciones a medida y al asesoramiento personalizado de cada cliente. Cada empresa es distinta de la misma manera que cada persona es distinta, por eso siempre hacemos un análisis de la situación y adecuamos nuestros servicios a lo que realmente necesita el cliente.

Estamos convencidos de que la sinceridad y la trasparencia, a la larga, son mucho más productivas, y así lo avalan todos nuestros clientes.

DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA HEIMDALL

La digitalización certificada es el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas foto electrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la AEAT.

La IMAGEN obtenida mediante la digitalización a través de un software homologado por la Agencia Tributaria mantiene la misma validez fiscal que la factura en papel, a efectos tributarios. La creación de un procedimiento de DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA de facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que se conserven en papel y que tengan el carácter de originales, tiene por objeto dar respuesta a una demanda creciente que solicita que se reconozca la validez de la digitalización de documentos recibidos en soporte papel y permita la sustitución de los documentos originales en papel por los correspondientes ficheros que contengan las imágenes gráficas de las mismas. Como consecuencia, podrá autorizarse la destrucción de ingentes cantidades de papel que constituyen los documentos originales, con los consiguientes ahorros en la gestión, manejo documental y de archivo, favoreciendo de esta manera la reducción de costes fiscales indirectos. En definitiva, este proceso, permitirá a los receptores de facturas, destruir los originales en papel, con el consiguiente ahorro, desde todos los puntos de vista (ahorro en material, en espacio, en personal, en tiempo, etc.), que ello supone.

Papyrum ha obtenido de la AEAT la homologación del desarrollo denominado HEIMDALL, software de digitalización certificada. El software de digitalización Certificada HEIMDALL aporta la garantía de fidelidad del proceso de digitalización, obteniendo una imagen fiel e íntegra firmada con firma electrónica avanzada, instalada en el sistema de digitalización y solicitado por el software de digitalización. Además, los datos capturados son también certificados y firmados digitalmente.

custodia de documentos

gestión documental

Facturación electrónica

Al igual que disponemos de sistemas de gestión de facturas de proveedores apoyados en el software Heimdall, también hemos diseñado un sistema completo de gestión de facturas a clientes.

 

Papyrum no solo realiza los envíos de facturas en formato digital con valor fiscal y legal sino que mantiene la trazabilidad del envío y de la gestión posterior hasta el cobro de las mismas mediante una plataforma interactiva donde nuestros clientes pueden trabajar.

GESTIÓN Y CUSTODIA FÍSICA DE DOCUMENTOS

El proceso de custodia de documentos comienza desde el momento en que se acude a la empresa que contrata nuestros servicios para realizar un inventario de toda su documentación. Es el instrumento de consulta más valioso y sirve tanto para el trabajo interno (control) como para el externo (información y consulta). Algunas empresas no suelen realizar el servicio de inventario o lo realizan de manera reducida pero, a la larga, es contraproducente debido a la pérdida de tiempo que se produce al no contar con profesionales especializados.

Una vez hecho el inventario, recogemos la documentación y la trasladamos al Centro Documental de Colmenar Viejo, el cual está dotado de la infraestructura técnica, informática, material y humana necesaria para prestar este servicio cumpliendo todos los requisitos de calidad exigidos por la legislación vigente. La Custodia de la Documentación se lleva a cabo manteniendo la documentación en contenedores y archivadores normalizados.

Ya en nuestras instalaciones, el cliente tiene la opción de elegir entre custodiar la documentación de manera física exclusivamente o, también, digitalizarla.

CONSULTAS

Una de las múltiples ventajas de tener la documentación bien ordenada y custodiada es la posibilidad de disponer de ella siempre que se necesite a través de las consultas.

En Papyrum disponemos de tres modalidades de consulta:

  • Consultas normales: Solicitudes entregadas dentro de las 24 horas siguientes.
  • Consultas fax / email: Solicitudes de documentación que no es necesaria físicamente. Serán entregadas mediante envío de la documentación vía email encriptado.
  • Consultas urgentes: Solicitudes entregadas en un plazo máximo de 4 horas.

digitalización de documentos

I + D + I