Invertir ahora en la Gestión de Documentos para economizar después

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30 Oct Invertir ahora en la Gestión de Documentos para economizar después

Una de las claves en el normal desarrollo de cualquier corporación es la correcta gestión de su archivo, de su fondo documental. ¿Qué compañía sale adelante si no tiene una organización y control sobre sus documentos? Ello debemos analizarlo en términos de seguridad, de accesibilidad, de agilidad, de rigor… Aún así, en pleno siglo XXI, hay empresas que no cuentan con un sistema de gestión de documentos.

Tan primordial es tenerla en compañías con un gran volumen de documentación en papel, como en aquellas que han apostado por la digitalización total. Los beneficios son muchos en unas y otras. La gestión documental favorece una mayor productividad porque los trabajos de búsqueda y recuperación de documentos son más eficientes.

Cuestión de costes

Los expedientes o documentos son más fáciles de encontrar, gracias a que una buena gestión trabaja con unas eficaces reglas de descripción y clasificación. Ello se traduce, obviamente, en una optimización de tiempos y de costes. No sólo por la agilidad en los procesos, sino sobre todo, por el consiguiente ahorro de espacio de almacenamiento, el cual todos sabemos que implica costes cuantiosos y regulares.

Por otra parte, y refiriéndonos al papel, manejar un gran volumen puede acarrear el riesgo de perderlo o deteriorarlo. Con una buena plataforma de gestión documental esto se evita.

Kulteo, la plataforma integral desarrollada por Papyrum, aporta un beneficio que no tienen otras plataformas. Al utilizar la nube como lugar de almacenamiento, ofrece un mayor espacio y una total accesibilidad a través de cualquier dispositivo electrónico y desde cualquier parte del mundo. Esto es primordial en una época, como la nuestra, en la que la movilidad es indispensable en el mundo empresarial.

En cuanto a los documentos electrónicos, si están bien gestionados, su conservación a largo plazo está garantizada, así como su recuperación futura. Esto es posible porque empresas como Papyrum garantizan la preservación de los documentos aunque se produzcan cambios tecnológicos que afecten a los formatos. Realizar una correcta labor de administración de dicha documentación en lo referente a la conversión a los formatos adecuados y a su actualización resulta también fundamental.

Procesos homogéneos

Otra de las cuestiones a valorar en una correcta gestión documental es, precisamente esa, la homologación o la unificación de formatos y de procesos. Ello refuerza la eficacia de los procesos e incluso favorece la implicación en el proyecto, en el producto, en el servicio. El individuo es testigo de la homogeneización y se ve obligado a participar en ella y a cumplir con sus normas. Esto redunda en beneficio del proyecto común.

Agilidad en la comunicación, ahí también está la clave. Si una empresa cuenta con un fondo documental bien organizado, los procesos de difusión y comunicación multiplicarán su velocidad. Todo se encuentra más rápido y, sobre todo, todo se transmite más rápido. En el caso de Papyrum, uno de los objetivos fundamentales de Kulteo es permitir mantener comunicaciones internas ágiles entre diferentes usuarios y departamentos dentro de la empresa.

Dicha agilidad debe ser reforzada por otro concepto imprescindible en los últimos años: la movilidad. Los distintos agentes que intervienen en el proceso, en el proyecto, deben poder acceder a la información desde cualquier lugar, cualquier dispositivo, y sobre todo en cualquier momento. Ese siempre será un valor diferencia.

¿Estamos seguros?

Y, por supuesto, tenemos que hablar de seguridad documental, a corto y a largo plazo. Un factor clave éste y que debe estar siempre presente en la organización documental de cualquier empresa. Seguridad de puertas hacia dentro, evitando pérdidas innecesarias de información, y de puertas hacia fuera, garantizando que personas o empresas ajenas a la compañía pueden tener acceso a información valiosa. Y hablamos de seguridad a largo plazo, porque si las herramientas son las correctas y los procesos los adecuados, nuestra información, nuestros datos, quedarán preservados para el futuro.

Son sólo algunos apuntes de las ventajas que comporta una política documental adecuada, la cual debe quedar en manos de especialistas en la materia, tanto si se opta por la externalización como si se deja en mano de departamentos internos o personas integradas en el organigrama de la compañía.

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